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La maggior parte dei datori di lavoro rimborsano le spese di chilometraggio in base a un piano responsabile in modo che i dipendenti non siano tassati sui rimborsi di miglia. Tuttavia, se il tuo datore di lavoro non ha un piano responsabile, eventuali rimborsi saranno considerati salari tassabili. In tal caso, i dipendenti possono detrarre la spesa utilizzando il modulo 2106. Gli appaltatori indipendenti che ricevono rimborsi per il chilometraggio devono definire chiaramente la spesa per i clienti in modo che non sia inclusa nella retribuzione imponibile.

Donna di affari che guida e che parla su una cuffia avricolare

Una donna d'affari sta guidando sul posto di lavoro.

Piani responsabili

Il rimborso del chilometraggio non è tassabile a condizione che sia stato fornito da un datore di lavoro con un piano responsabile. Un piano responsabile è quello in cui il datore di lavoro verifica che tutte le spese siano sostenute per le attività e conserva la documentazione della spesa. Se il tuo datore di lavoro ha un piano responsabile, tutti i rimborsi spese saranno esclusi dal pagamento e non saranno elencati sul modulo W-2. Se il tuo datore di lavoro non ha un piano responsabile, il rimborso del chilometraggio verrà elencato insieme ad altri salari nella casella 1 del modulo W-2.

Spese per i dipendenti non rimborsate

Se il tuo datore di lavoro non ha un piano responsabile, hai la possibilità di cancellare la spesa. Poiché i soldi per il chilometraggio sono stati indicati come salari, ciò significa che non sei stato rimborsato tecnicamente per le spese di chilometraggio. I dipendenti che non sono rimborsati per le spese possono elencarli come detrazione dettagliata sul modulo 2106. La detrazione è la differenza tra la spesa per miglia accumulata e ciò che è stato rimborsato. Le spese varie come le spese aziendali dei dipendenti sono deducibili solo dopo che superano il 2 percento del reddito lordo corretto.

Calcolo delle spese di chilometraggio

Se hai bisogno di segnalare il chilometraggio come spesa per un dipendente non rimborsato, hai due opzioni su come calcolarlo. La prima opzione è calcolare le spese effettive. Ciò significa che dovrai calcolare la quantità di gas, l'assicurazione, le spese di registrazione, la manutenzione dell'auto e il deprezzamento che hai sostenuto a fini commerciali. Questo può essere un processo dettagliato, quindi l'IRS consente ai contribuenti di prendere un tasso di chilometraggio standard invece di dedurre le spese effettive. Per il 2014, l'IRS consente ai contribuenti una detrazione di 56 centesimi al miglio spesi per lavoro.

Rimborsi agli appaltatori indipendenti

Gli appaltatori indipendenti possono ricevere rimborsi a miglia dai clienti quando viaggiano per un incarico. Se il cliente registra questo pagamento come rimborso spese, non comparirà come compenso sul modulo annuale 1099-MISC. Tuttavia, se non etichettate chiaramente questo addebito come spesa, il vostro cliente potrebbe accidentalmente prenotarlo come parte del vostro compenso e pagherete le tasse su di esso. Per evitare questa situazione, tieni un registro di ciò che hai addebitato ai clienti e contatta il tuo cliente se noti discrepanze sulla tua 1099.


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